Zlínský kraj: Informační management

Cíle projektu

Záměrem projektu bylo zavedení informačního managementu Krajského úřadu Zlínského kraje a jeho následné využití k optimalizaci a rozvoji informačních služeb.

Mezi cíle patřilo efektivní spravování a přístup k relevantním datům a nastavení organizačních vztahů, odpovědností a pravomocí zainteresovaných stran.

Popis řešení

Řešení vytváří komfortní a provázaný informační systém doplněný o nové aplikace, moduly, funkcionality. Řešení prakticky doplňuje chybějící článek mezi technickým zajištěním provozu aplikace informačních služeb a běžným koncovým uživatelem.

Před implementací řešení všechny činnosti související s informačním systémem zajišťovali pouze specialisté z oddělení IT, tzn. zejména činnosti patřící k rozvoji systému jako celku a dohledové činnosti nad efektivním využíváním jeho jednotlivých aplikací

Řešení poskytuje jak metodiku pro využívání informačního systému uživateli, tak nastavuje pravidla pro určení potřebného počtu správců – informačních manažerů. Výrazně zlepšuje informovanost uživatelů a přehlednost jednak o stávajících datech a údajích, o jejich využití uživateli, jednak o možnostech uživatelů získat kombinované výstupy z rozsáhlé nabídky aplikací.

Páteř informačního systému krajského úřadu tvoří tyto oblasti: finance, majetek, personalistika a mzdy, správa dokumentů, nákup a sklady, projektové řízení. Každou z těchto oblastí řídí informační manažer.

Informační manažer koordinuje věcnou stránku informačního systému v rámci svěřené oblasti a do ní spadajících aplikací. Je odpovědný za shromažďování a efektivní vytěžování dat, za sběr a řešení požadavků na úpravu a rozvoj jednotlivých používaných aplikací, a za celkové metodické vedení oblasti.

Zainteresované strany projektu jsou: vedení úřadu, informační manažeři, garanti aplikací a zaměstnanci kraje.

Hlavní přínosy a výsledky

• Eliminace nekoncepčních požadavků na nákup nekompatibilního SW, což kromě finančních úspor přineslo i efektivnější správu používaných aplikací.
• Zlepšení komunikace a spolupráce uživatelů SW podpory v rámci úřadu.
• Zlepšení informovanosti zaměstnanců kraje zařazených do úřadu v problematice nakládání s daty.

Přenositelnost řešení

Řešení může být přeneseno do jakékoliv organizace veřejné správy s rozmanitější organizační strukturou. Řešení lze převést komplexně. Při jeho prosazování je ale třeba vytrvat a opakovaně vysvětlovat jeho podrobnosti.

Možné překážky realizace

• Opakovaná potřeba změn určení kompetencí informačních manažerů a celého oddělení informatiky.
• Počáteční nedůvěra většiny zaměstnanců k novým řešením a změnám.
• Existence osobního potenciálu infomačních manažerů, kteří musejí být jak nadprůměrně SW gramotní, tak v potřebném rozsahu znalí řešené odborné problematiky.

Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2010

Autor fotografie: radvan, CC BY 3.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=57249735