Studénka: Elektronické zpracování – evidence v databázi akcí

Cíle projektu

Vytvoření vlastního elektronického datového souboru, tj. úložiště požadavků občanů umožňujícího transparentní nakládání s návrhy, evidenci a dohledání aktuálního stavu probíhajících akcí.

Postup řešení navrhnout tak, aby byla dodržena pravidla a činnosti zpracování požadavků občanů dokumentované v interní organizační směrnici..

Popis řešení

Řešení umožňuje neomezený přístup do datového souboru požadavků občanů z kteréhokoliv PC na úřadě. Řešení popisuje podávání požadavků občanů a jiných subjektů, které se týkají jejich potřeb v oblasti oprav, údržby a rekonstrukce majetku či nových investic. Řešení se skládá s následujících dílčích kroků:

• Stanovení jednotného postupu zaznamenávání požadavků občanů a jiných subjektů směřovaných na město.
• Provedení konverze záznamu požadavků, jejich evidence v centrálním registru a komunikace s občany, z tištěné podoby do elektronické podoby (záznam k požadavku, informace k požadavku, vyjádření k požadavku…).
• Záznam vyjádření se k požadavkům příslušných osob formou sledovaných změn.
• Vytvoření uživatelsky jednoduché a srozumitelné centrální databáze požadavků občanů s interaktivním propojením prostřednictvím hypertextových odkazů na dílčí evidenční listy obsahující detailní informace o každém požadavku (popis, lokalizace, nákladnost, žadatel, osoba evidující požadavek apod.).
• Uvažování požadavků vedených v centrální databázi v rozpočtu Programu rozvoje města.

Řešení preferuje svépomocné úpravy běžných programů (MS Excel, MS Word, Adobe Reader).

Mezi zainteresované strany patří: občané a podnikatelské subjekty v roli žadatelů, zaměstnanci MěÚ v roli zprostředkovatelů, administrátor požadavků, vedení města (uvolnění členové zastupitelstva a rada města) v roli schvalovatelů přidělení finančních prostředků k realizaci požadavků a pracovní skupina pro přípravu a zpracování Programu rozvoje města.

Hlavní přínosy a výsledky

• Agenda požadavků a práce s požadavky výlučně v elektronické podobě vede k finančně a časově úspornějšímu, rychlejšímu, přehlednějšímu a transparentnímu vyřizování požadavků.
• Úspora finančních prostředků na vývoj, zakoupení či pronájem licencí na speciální programy.
• Odstranění nákladů na tisk a kopírování dokumentů.
• Využití databáze požadavků pro přípravu rozpočtu města a strategického plánu „Programu rozvoje města“.

Přenositelnost řešení

Řešení umožňuje funkční, transparentní a flexibilní nakládání s požadavky občanů a jiných subjektů v jakékoliv obci.

Možné překážky realizace

• Nutnost vyškolit všechny uživatele a harmonizovat jimi vykonávané úkony, sjednotit způsob užívání.
• Krátkodobé problémy s pochopením funkčnosti a ovládání aplikace mezi uživateli.

Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2012

Autor fotografie: Vojtěch Dočkal – Vlastní dílo, CC BY-SA 4.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=42181003