Kraj Vysočina: Centrální evidence dotací – eDotace

Základní údaje o projektu

Projekt Centrální evidence dotací byl vytvořen za účelem získání jednotného a spolehlivého přehledu o všech dotačních titulech a darech kraje, jednotlivých žádostech či žadatelích, řešení problematiky centrální evidence veřejné podpory, resp. mapování finančních závazků kraje.

Popis projektu

Služba eDotace měla primárně za cíl zjednodušení procesu podávání žádostí o dotace poskytované Krajem Vysočina, a to včetně řešení problematiky příjmu elektronických žádostí.

Podstatou centrální evidence dotací je vedle získání jednotného a spolehlivého přehledu o všech dotačních titulech kraje, jednotlivých žádostech či žadatelích, také řešení problematiky centrální evidence veřejné podpory, mapování finančních závazků kraje s vazbou např. na cash-flow, centrální evidenci smluv a účetní systém. Řešení snižuje riziko chybovosti, automatizuje některé operace, napomáhá sjednocovat administrativní postupy a získat tak systémový pohled s možností nastavení účinných kontrolních mechanismů.

Součástí systému je i veřejný portál, kde mohou žadatelé nalézt základní informace o schválených žádostech. Portál obsahuje i abonentní systém, jehož prostřednictvím mohou žadatelé na základě registrované emailové adresy dostávat informace o vybraných dotačních titulech, případně výsledcích schvalovacích procesů.

Přenositelnost řešení

Řešení je původní, systém byl vytvořen zaměstnanci KÚ Kraje Vysočina, jeho architektura a metodika má potenciál pro přenos do dalších organizací. Úspěšnost a využitelnost systému závisí v konečné fázi na zaměstnancích úřadu a jejich ochotě aktivně spolupracovat, správně a včas zadávat relevantní data o jednotlivých žádostech. Nezbytná je také podpora vedení organizace.

Bariéry realizace

Malou překážkou realizace bylo počáteční odmítání nového systému, vycházející z tradičních konzervativních přístupů úředníků ke změně a větší otevřenosti a transparentnosti procesů.

Zhodnocení zkušeností

Přínos řešení spočívá zejména v získání jednotného a spolehlivého přehledu o všech dotacích a darech poskytovaných z rozpočtu Kraje Vysočina, resp. možnost exportu dat důležitých pro rozhodování samosprávných orgánů. Řešení snižuje riziko chybovosti, automatizuje některé operace, napomáhá sjednocovat administrativní postupy a získat tak systémový pohled s možností nastavení účinných kontrolních mechanismů.

Indikátorem úspěšnosti projektu byla data z interního systému – počet zaevidovaných dotací, žádostí, informace o žadatelích, resp. sledování exaktně neměřitelných výsledků (např. užitečnost služby, spokojenost uživatelů) dle ohlasů a připomínek ze strany zaměstnanců a veřejnosti.

Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – Vybrané příklady dobré praxe.

Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2011

Autor fotografie: http://cs.m.wikipedia.org/wiki/Soubor:Krajsk%C3%BD_%C3%BA%C5%99ad_Kraje_Vyso%C4%8Dina_2.JPG