Chomutov: Elektronické granty

Cíle projektu

Plná elektronizace a automatizace celého procesu poskytování a kontroly dotací.

Vybudovat a nabídnout občanům moderní, uživatelsky přívětivou a transparentní aplikaci pro správu dotací s okamžitou zpětnou vazbou.

Popis řešení

Řešení je postaveno na elektronizaci procesu podání, vyhodnocení a vyúčtování žádosti o dotace na určitý projekt, jenž je součástí schváleného programu a jeho oblasti. Řešení dává městu základní manažerský přehled o poskytnutých dotacích na chválené projekty a zavádí elektronizaci všech činností dotační agendy.

Řešení je v podstatě tzv. třívrstvou aplikací, jež je dostupná ze standardního webového prohlížeče. Tato aplikace je plně integrována se spisovou službou magistrátu. Obě zmíněné aplikace spolu obousměrně komunikují. Spolupracují na přidělování evidenčních čísel dotačních projektů, na předávání a sdílení dokumentů, na přípravě a rozeslání dokumentů ke schválení apod.

Vstupní data o žádostech a vyúčtováních jednotlivých dotačních projektů jsou načítána do databáze aplikace prostřednictvím soborů ve formátu XML. Dokumenty, které vznikají v rámci procesu zpracování žádostí je možné editovat pomocí aplikací běžného kancelářského balíku. To znamená bez nutnosti jejich ukládání na lokální disk a následného nahrávání zpět do aplikace.

Řešení nabízí dva pohledy na informace o poskytovaných dotacích:

• Interní, neveřejný: Interně jsou informace dostupné přímo v aplikaci, se kterou aktivně pracují zaměstnanci města a tajemníci grantových komisí. Zpracované informace jsou následně využívány jakožto podklady pro rozhodování orgánů města.
• Externí, plně veřejný: Externě jsou informace dostupné pro občany města, organizace ve městě a další zainteresované strany. Jmenované skupiny mají možnost podat žádost o dotaci na konkrétní projekt nebo jeho vyúčtování pomocí veřejně dostupných elektronických formulářů.

Výsledky rozhodnutí o poskytnutých dotacích na projekty/programy jsou průběžně publikovány na webových stránkách města. Jsou tak kontrolovatelné ze strany veřejnosti. Kromě toho aplikace poskytuje on-line informace o aktuálním stavu žádosti všem žadatelům.

Technickou část řešení vytvořila pro statutární město Chomutov soukromá společnost.

Hlavní přínosy a výsledky

• Zjednodušení, elektronizace, automatizace komplexního dotačního procesu: přijímaní žádostí, vlastní správa projektů a programů, vyhodnocení poskytnutých dotací a následná kontrola jejich vyúčtování.
• Zvýšení transparentnosti poskytování dotací (kritéria, bodování, zveřejňování výsledků).
• Posílení strategie eGovernmentu ve veřejné správě, a to ve vztahu ke klientům a dalším zainteresovaným stranám.
• Zesílení pozitivního obrazu fungování veřejné správy mezi veřejností.
• Snížení počtu zaměstnanců, kteří se převážně zabývají poskytováním dotací.

Přenositelnost řešení

Řešení je plně přenositelné. Je možné jej plně aplikovat na všech úřadech, pokud se k tomu rozhodnou.

Možné překážky realizace

• Pasivní zapojení zainteresovaných osob do průběhu připrav celého řešení.
• Neúplné zmapování všech činností procesu realizace grantové politiky.
• Neúplná identifikace zainteresovaných stran a jejich zapojení do celé procedury poskytování a kontroly dotací.

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2017

Autor fotografie: SchiDD – Vlastní dílo, CC BY-SA 3.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=33130496