Prostějov: Implementace činnosti koordinátorů kvality do řídící struktury

Cíle projektu

Řešení mělo za cíl implementovat znalosti a dovednosti systémových přístupů, metod a nástrojů řízení kvality mezi co největší počet zaměstnanců Městského úřadu Prostějov. Dosáhnout tak vyšší kvality poskytovaných služeb úřadu a tím spokojenějších občanů/klientů úřadu.

Podporou realizace tohoto projektu bylo seznámení zaměstnanců úřadu s vizí MÚ Prostějov, s tzv. „5 eS“. Vize MÚ Prostějov je „ dobrá služba, tzn. dělat Správné věci, Správným způsobem, ve Správný čas, se Správnými lidmi, pro Spokojeného občana“.

Popis řešení

Řešení se zaměřuje na dosažení takového stavu prostředí úřadu, kdy se kvalitou a výkonností budou na jednotlivých odborech a odděleních zabývat nejenom vedoucí úředníci, ale také všichni řadoví zaměstnanci. Dosažení stavu úřadu s touto charakteristikou chování jednotlivých zaměstnanců:

• pochopení směřování a smyslu snahy pracovníků zapojených do různých projektových týmů ze strany pracovních skupin organizačních útvarů,
• samostatné hledání námětů, možností a způsobů pro zvýšení výkonnosti svého odboru nebo zlepšení kvality služeb poskytovaných klientům úřadu,
• zabezpečení vzájemné a plošné informovanosti zaměstnanců v potřebném rozsahu týkající se využívání a dopadů realizovaných systémových přístupů, metod a nástrojů na celkovou výkonnost úřadu.

Řešení vychází z plnění následujících předpokladů zaměstnanci úřadu: formulování jasných srozumitelných a měřitelných cílů, znalost cílů zaměstnavatele (úřadu), spolupráce na provedení analýzy stávajícího stavu a na veřejné propagaci potřebných změn, zásadní zlepšení interní komunikace. Potlačení nahodilé komunikace a přechod k pravidelné a plánované komunikaci s určením cíle, prostředku a četnosti komunikace.

Podstatou řešení je ustanovení rolí koordinátorů kvality na jednotlivých odborech úřadu. Koordinátoři mají za úkol se soustředit v daleko větší míře než ostatní pracovníci na kvalitu konkrétní práce prováděné uvnitř odborů včetně jejích výstupů. V případě nalezení nesouladu mají povinnost přijmout systémové opatření ke korekci činností, aby mohly být úspěšně dosaženy plánované cíle. Těžištěm činnosti koordinátorů je spolupráce s projektovým týmem na zlepšování agend samostatné a přenesené působnosti. Hlavním výstupem je potom „Plán zlepšování úřadu“.

Řešení je podporováno systémem řízení úřadu, který uplatňuje kritéria a koncepce Modelu CAF, naplňuje témata místní Agendy 21, provádí změny na základě srovnání Benchmarkingové iniciativy 2005 a využívá další metody a nástroje kvality.

Výsledkem jasného stanovení úlohy koordinátorů kvality odborů jsou následující přínosy: pravidelná práci s výstupy v rámci zapojení úřadu do BI 2005, pravidelné rozbory analýz jednotlivých agend, sledování a uplatňování dobrých praxí, častější navrhování kroků ke zlepšování (inovaci).

Hlavní přínosy a výsledky

• Společná analýza problémů a veřejná propagace potřebných změn.
• Znalost cílů zaměstnavatele všemi zaměstnanci.
• Zlepšení přístupu k analýze neshod v procesech úřadu.
• Snadnější stanovování cílů vedením a jejich rychlejší pochopení ze strany zaměstnanců úřadu.
• Posílení interní komunikace mezi zaměstnanci a vedením úřadu.
• Rychlejší projednání návrhů změn a jejich následná implementace.
• Získání nástroje pro porovnání činností jednotlivých odborů úřadu.

Přenositelnost řešení

Řešení je bez specifických úprav přenositelné na další organizace veřejné správy.

Možné překážky realizace

• Neztotožnění se zaměstnanců s filosofií projektu.
• Pro úspěšnou realizaci je mnoha případech nutné změnit myšlení a přístup některých zaměstnanců.

Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2009

Použitá fotografie:

Lehotsky – Vlastní dílo, CC BY-SA 3.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=21433749