Plzeňský kraj: Elektronizace vnitřních procesů krajského úřadu

Cíle projektu

Cílem projektu bylo zavést elektronickou verzi dosud pouze v „papírové“ dokumentaci popisovaných hlavních procesů prováděných na Krajském úřadě Plzeňského kraje. Dílčí cíle řešení byly následující:

• Elektronizace podpůrných procesů krajského úřadu, které řeší podstatnou část provozních činností úřadu.
• Zvýšení efektivnosti výkonu vnitřních procesů úřadu a tím i efektivnosti výkonu agend samostatné a přenesené působnosti.
• Snížení nákladů na provoz krajského úřadu.

Popis řešení

Zefektivnění výkonu hlavního předmětu činnosti úřadu využitím informačních a telekomunikačních technologií zejména pro vnitřní komunikaci v úřadě. Zavedení elektronických nástrojů komunikace a práce k běžnému využití úředníky.

Řešení vychází z proběhlých procesních analýz a z následného reengineeringu procesů krajského úřadu, který se uskutečnil ve spolupráci s ostatními krajskými úřady. Reengineeringu podléhaly zejména v krajích stejně vykonávané procesy a činnosti přenesené působnosti.

Hlavní oblasti řešení:

• informační systém Help-Desk (požadavek na cestovní příkaz, požadavek na přesčas, požadavek na nepřítomnost zaměstnance, požadavek na vzdělávání, požadavek na rozpočtovou změnu, požadavek na rezervaci zdroje),
• elektronický oběh dokumentů (objednávek, faktur, platebních příkazů, pokladních dokladů…).

V současnosti je většina údajů a klíčových vnitřních procesů úřadu převedena do elektronické formy.

Hlavní přínosy a výsledky

• Elektronizace procesů zefektivnila jejich uplatňovaní a tím přinesla zjednodušení a zefektivnění práce celého úřadu včetně kontrolních činností.
• Snížení nákladů na tisk dokumentů v papírové formě. Snížení nákladů na využívání služebních vozidel a nákladů na jednotlivé zaměstnance úřadu (hlasové služby, tisk dokumentů…).
• Zjednodušení některých vnitřních procesů a snížení případů, kdy dochází k jejich porušení.
• Transparentní řešení kritických problémů. Je jasně prokazatelné, kdo, kdy co a od koho chtěl a jak na to bylo reagováno a v jakých termínech.
• Schvalovací procesy jsou nastaveny vůči rolím v organizační struktuře, proto probíhají bez ohledu na změny konkrétních osob vykonávajících jednotlivé činnosti.

Přenositelnost řešení

Projekt je vzhledem k pozitivním přínosům a poměrně snadné realizaci přenositelný na každou organizaci veřejného sektoru.

Možné překážky realizace

Nepřesná a neúplná identifikace daných procesů a jejich chybná implementace do ostatních systémů organizace.

Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2009

Použitá fotografie:

Mnoha11 – Vlastní dílo, CC BY-SA 3.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=18702620