Otrokovice: Procesní řízení

Cíle projektu

Cíle projektu byly naformulovány na základě procesní analýzy stávajícího stavu systému řízení jakosti Městského úřadu Otrokovic. Cíle byly zaměřeny na optimalizaci analyzovaných procesů, na nastavení a zavedení vhodného, účelného, účinného a efektivního procesně orientovaného systému řízení jakosti MěÚ.

„Řízení městského úřadu a řízení kvality městského úřadu jedno jest.“

Popis řešení

Řešení spočívá v zavedení procesně orientovaného systému řízení kvality v prostředí městského úřadu při současném využití doporučení vybraných mezinárodních standardů. Vedení města řešení podporuje, protože považuje věc systému kvality řízení městského úřadu jako jeden z klíčů k úspěšnosti při správě města a poskytování služeb veřejnosti. Proto věnuje zlepšování svého systému řízení stálou pozornost a zapojuje do něj naprostou většinu zaměstnanců MěÚ.

Základem filosofie řešení je přijatý systematický a koncepční přístup ke zlepšování kvality městského úřadu, který využívá ověřené, obecně uznávané standardy kvality a příklady dobré praxe organizací veřejné správy.

Vlastní budování a zlepšování systému řízení kvality městského úřadu probíhá postupně a integrovaně podle požadavků a zásad řady norem ISO 9001, kritérií a koncepcí Modelu excelence EFQM a Modelu CAF. Řešení je průběžně upravováno dle zjištění získaných porovnáním s organizacemi stejného typu, resp. dle výsledků neustále probíhající tzv. Benchmarkingové iniciativy 2005.

Systém řízení má ve všech procesech zapracovaný procesní přístup/cyklus PDCA, jež rozlišuje projektové a liniové řízení. Výkonnost systému řízení jako celku je auditována. Jednotlivé procesy podléhají předem nastaveným kontrolám. Řídící dokumentace systému řízení kvality je přístupná všem zaměstnancům na intranetu a vedení MěÚ od nich vyžaduje, aby se jí řídili a podle ní pracovali

Na základě kroků řešení postupně vznikl kompletní, integrovaný a konzistentní procesně orientovaný systém řízení úřadu, který podporuje strategii vedení úřadu a vedení města.

Hlavní přínosy a výsledky

• Zvýšení efektivnosti a účinnosti vykonávání nedůležitějších procesů systému řízení úřadu
• Zavedení procesního řízení.
• Optimalizace výkonnosti a způsobilostí zaměstnanců v procesech (svěřených agendách).
• Přiblížení uplatňovaného systému řízení kvality reálnému chodu a provozu úřadu.
• Úspora nákladů na vnitřní činnosti úřadu a úřadem poskytované služby.
• Pozitivní změny v chování, motivaci a ve výkonu práce jednotlivých pracovníků. Vykonávané činnosti jsou pracovníky chápány v širších souvislostech. Kvalita předávané práce se průběžně zvyšuje.

Přenositelnost řešení

Využití principů procesního řízení a jeho nástrojů je přenositelné a použitelné bez omezení v každé organizaci veřejné správy. Obecně by měl tvořit základ systému řízení každého orgánu veřejné moci, který je potom možné dále rozvíjet využitím dalších koncepcí, metod a nástrojů řízení.

Možné překážky realizace

• Během realizace může dojít ke střetu osobních zájmů jednotlivců se zájmy realizátorů projektu (nechuť měnit zavedenou praxi, nepochopení důvodu změny…).
• Překážkám realizace je možno předejít: řádnou připraveností řešení, účinnou komunikací a neustálým vysvětlováním, zapojením všech pracovníků, pravdivou informovaností o průběhu a stavu projektu, stálou podporou projektu ze strany vedení města a vedení úřadu apod.

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2010

Autor fotografie: Karelj – Vlastní dílo, Volné dílo, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=846103