Milevsko: Digitální procesní model (CAF)

Cíle projektu

Zlepšení kvality Městským úřadem Milevsko poskytovaných služeb občanům města a klientům správního obvodu obce s rozšířenou působností Milevska. Zvýšení způsobilosti zaměstnanců města zařazených do městského úřadu pro poskytování služeb veřejné správy.

Zvýšení efektivnosti a účinnosti chodu úřadu zlepšením kvality, vzájemně provázanosti a zvýšením způsobilosti procesů poskytovaných služeb a tím vytvoření hodnoty pro zákazníka (občana).

Popis řešení

Řešení pro zabezpečení kvalitního a efektivního chodu úřadu vymezuje podpůrný digitální procesní model, který slouží k nastavení prostředí procesně a projektově řízené organizace veřejné správy.

Pomůckou pro vymezení procesního modelu jsou koncepce a kritéria Modelu CAF pro veřejnou správu. Proto může procesní model sloužit i k identifikaci potenciálu ke zlepšení jednotlivých procesů, resp. k sestavení akčního plánu jejich zlepšování.

Procesní model je jádrem vnitřní integrace systému řízení úřadu, definuje tři stupně zlepšování procesů:

• zlepšování celého systému řízení dle kritérií Modelu CAF,
• postupnou optimalizaci jednotlivých procesů systému řízení s využitím dostupných metodických podkladů,
• integraci procesů systému řízení prostřednictvím informačních IS/IT.

Procesy jsou zpracovány s využitím aplikace A-Smarter. Pro každý proces je zpracována tzv. procesní karta, která obsahuje: vazby na související dokumenty (řídicí dokumenty, záznamy o kontrolách…), detailní zmapování činností procesů včetně vstupů a výstupů z nich, zdroje, metriky a hodnoty klíčových indikátorů procesu apod.

Za správnost a úplnost modelu jsou odpovědni speciálně vyškolení „procesní metodici“, kteří se starají: o mapování procesů včetně jejich metodického popisu, o definování námětů na zlepšení a jejich realizace v procesech, o implementaci PDCA cyklu ve všech procesech, vedení a modelování procesů na elektronickém nosiči. Vedoucí odborů úřadu zastávají roli „procesních manažerů“ svěřených procesů.

Celé řešení zobrazuje procesní mapa, která slouží jek k základní orientaci v systému řízení úřadu, tak jako podklad k organizačním změnám.

Hlavní přínosy a výsledky

• Nastavení pravidel a racionalizace práce v jednotlivých agendách.
• Zlepšení podmínek pro práci zaměstnanců s využitím softwarové podpory.
• Nasazení informačních technologií k modelování procesů, k měření a objektivizaci důkazů atd.
• Přenastavením řízení činností jednotlivých činností procesů systému managementu města bylo dosaženo kvalitnějších výstupů z těchto procesů.

Přenositelnost řešení

Toto řešení může být aplikováno v jakékoliv organizaci veřejného sektoru. Předpokladem úspěchu je ovšem plošná odvaha vedení organizace ke změně přístupu k řízení organizace, a to z liniově řízené na procesně řízenou organizaci. Důsledná podpora řešení vedením organizace je proto nezbytnost.

Možné překážky realizace

• Nedůsledné určení odpovědností a delegování pravomocí osobám v procesech systému řízení.
• Zasahování politiků do řízení úřadu.
• Povrchní vysvětlení podstaty nových zásad procesního přístupu a z něho plynoucích změn v organizování a řízení zaměstnancům obce.

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2011

Autor fotografie: VitVit – Vlastní dílo, CC BY-SA 4.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=74281428