Kraj Vysočina: Portál strategického řízení úřadu

Cíle projektu

Vybudovat internetový portál Krajského úřadu Kraje Vysočina tak, aby všechny relevantní informace byly k dispozici všem zaměstnancům krajského úřadu. Nejen vedení tohoto úřadu jako doposavad. Portál musí pomáhat nejen k naplňování strategických cílů kraje, ale i při zavádění procesního řízení a dalších oblastí řízení kvality na Krajském úřadu Kraje Vysočina.

Vybudovat portál, jakožto základní nástroj řízení kvality na Krajském úřadu Kraje Vysočina, který by mj. definoval základní ukazatele řízení kvality a nástroje pro jejich měření a vyhodnocování.

Popis řešení

K vybudování Portálu strategického řízení úřadu bylo přistoupeno po důkladné analýze stavu oblasti strategického řízení v krajském úřadu a po identifikaci slabých míst systému řízení úřadu.

Řešení spočívá ve vytvoření specializovaného portálu v rámci intranetu krajského úřadu, aby mohli členové rady kraje a všichni zaměstnanci úřadu snadno nalézt veškeré potřebné informace. Jedná se převážně o relevantní údaje z oblasti strategického řízení úřadu, řízení kvality na úřadě a o výstupy procesního řízení.

Součástí portálu je dynamická složka, kde jsou on-line vyhodnocovány klíčové ukazatele řízení kvality a plnění strategických cílů úřadu s identifikací negativních (i pozitivních) odchylek.

Hlavní přínosy a výsledky

• Veškeré informace z dotčených oblastí řízení jsou přístupné všem zaměstnancům, nejen vybrané skupině top-managementu.
• Portál zajišťuje identifikaci negativních tendencí a odchylek v řídicích procesech a to téměř v reálném čase.
• Identifikace slabých míst v procesně-organizační struktuře úřadu.
• Definování hodnot klíčových ukazatelů výkonnosti včetně požadovaných trendů jejich vývoje.
• Nastavení sledování plnění klíčových ukazatelů výkonnosti v linii úřad, jednotlivé odbory a oddělení, zaměstnanec.
• Nastavení průběžného sledování a vyhodnocení plnění cílů po jednotlivých oblastech řízení úřadu v sekcích portálu: Základní dokumenty, Strategie řízení lidských zdrojů, Strategické cíle pro dané období, Ekonomika a podpora, Řízení rizik, Řízení rizik CAF apod.
• Snížení administrativy a tím zvýšení přidané hodnoty procesů.
• Identifikace zaměstnanců s postupy a metodami řízení kvality. Zvýšení jejich motivace.

Přenositelnost řešení

Řešení může být aplikováno nejen ve všech organizacích veřejné správy, ale i v organizacích soukromého sektoru. Musí být ovšem vždy přihlédnuto k specifickému účelu dané organizace.

Pro implementaci tohoto řešení je také nezbytně nutné získat aktivní podporu vedení úřadu. Nelze jej implementovat bez zavedení nástrojů reportování da

Možné překážky realizace

• Neoblíbenost oblasti strategického řízení kvality mezi běžnými zaměstnanci i některými manažery úřadu.
• Samotná povaha řešeného strategického řízení, které není každodenní pracovní téma. Každý zaměstnanec totiž většinou upřednostňuje vyřízení své agendy a až potom přistupuje k řešení dlouhodobých cílů.

Cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2008

Použitá fotografie: Autor: SchiDD – Vlastní dílo, CC BY-SA 4.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=36398568