Frýdek-Místek: Zavedení integrovaného systému řízení dle norem ISO

Získané ocenění

Ocenění „Organizace dobré veřejné služby“ v kategorii Uplatňování systému managementu dle ISO norem stříbrného stupně Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě.

Aplikovaný přístup

Budování procesně orientovaného integrovaného systému řízení („ISŘ“) na Magistrátu města Frýdku-Místku bylo zahájeno v roce 2006 zavedením systému managementu kvality dle ISO 9001. Cílem bylo především zvýšit schopnost magistrátu plnit požadavky klientů a zvýšit efektivnost řízení úřadu. Po vymezení procesního základu ISŘ pokračoval jeho vývoj v roce 2010 implementací požadavků na systém environmentálního managementu dle normy ISO 14001 se zaměřením na plošné zavedení environmentálních opatření ve městě (nakládání s odpady, údržba zeleně apod.). V roce 2014 následovalo zavedení požadavků na ochranu a bezpečnost informací dle ISO/IEC 27001, což pomohlo zejména klasifikovat informace, analyzovat a hodnotit rizika a celkově optimalizovat provozování a správu informačních a komunikačních technologií na magistrátu.

Rozsah a průběh realizace

ISŘ je zaveden a používán v oboru činnosti vykonávané magistrátem města a městskou policií v rámci samostatné a přenesené působnosti. ISŘ se stal prostředkem k naplnění vize a poslání otevřeného, moderního a přívětivého úřadu. ISŘ jednak podporuje svědomitý a efektivní přístup ke správě majetku města, jednak pomáhá vstřícným a věrohodným způsobem trvale zlepšovat profesionalitu, dostupnost, transparentnost a kvalitu magistrátem poskytovaných služeb zákazníkům.

ISŘ zastřešuje všechny magistrátem vykonávané procesy a je uplatňován ve všech jeho organizačních útvarech. Přímou součástí ISŘ jsou i činnosti vykonávané městskou policií. Procesy „mateřského“ ISŘ jsou propojeny se systémy řízení společností zřízených magistrátem. Tyto společnosti navíc používají systém managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci dle OHSAS 18001 a systém managementu hospodaření s energií dle ISO 50001. Spolupráce zaměstnanců na budování ISŘ v roli spolutvůrců pomohla znatelně zvýšit jejich loajálnost k tomuto systému, k magistrátu, preventivně eliminovala případné chyby a neshody, předcházela výjimkám v činnostech a iniciovala zavedení sebekontroly.

Hlavní přínosy a výsledky

• Jsou určena jasná pravidla, mantinely a postupy pro zaměstnance. Došlo ke změně směrem k pozitivnímu vnímání kontrolních subjektů zaměstnanci úřadu.
• Zmapování zabezpečovaných procesů a stanovení odpovědností a pravomocí v nich. Identifikování metrik k měření požadovaných znaků kvality definovaných procesů.
• Zavedení nezávislého, objektivního a systematického procesu auditování pomohlo magistrátu získat objektivní důkazy o skutečném stavu a úrovni implementovaného systému řízení.
• Zlepšení komunikace a předávání informací, usnadnění řízení a delegování pravomocí v organizační struktuře.
• Zastupitelé byli během spolupráce na vymezení ISŘ snadněji vtaženi do problematiky řízení města.
• Z celkového pohledu se podařilo výrazně zlepšit schopnost a způsobilost magistrátu plnit potřeby a požadavky zákazníků a zároveň zvýšit jeho ochranu proti vlivům okolí. Zvýšit kvalitu a dostupnost poskytovaných služeb včetně rychlosti obsloužení klientů.
• Průřezové uplatňování systémových pravidel, jasné vymezení procesů a zprůhlednění činností usnadnilo zapojení aktivních partnerů a zainteresovaných stran do spolupráce, tím bylo umožněno na některé partnery s minimálním rizikem delegovat pravomoc samostatně rozhodovat o způsobu využití magistrátem alokovaných zdrojů.

Magistrát města Frýdku-Místku pomocí integrovaného systému řízení zlepšuje kvalitu výkonu činností v rámci samostatné a přenesené působnosti za účelem zabezpečení péče o všestranný rozvoj území a majetku města a zabezpečení péče o uspokojování potřeb občanů.

Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě 2017 a 2018: Příklady dobré praxe.

Autor fotografie: Daniel Baránek, CC BY-SA 3.0, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=4518376