Břeclav: Systém řízení kvality

Získané ocenění

Ocenění „Organizace zvyšující kvalitu veřejné služby“ v kategorii Zavedení systému managementu dle ISO norem bronzového stupně Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě.

Aplikovaný přístup

Vymezení systému řízení kvality dle požadavků ISO 9001 („SŘK“), který podrobně popisuje fungování městského úřadu jednak z hlediska jeho úlohy při řízení a kontrole veřejnoprávní korporace, jednak z hlediska jeho funkcí a činností při poskytování služeb veřejné správy. Uplatňovaný systém řízení podchycuje všechny činnosti úřadu, hlavní funkce a některé sdílené služby veřejnoprávní korporace města.

Cyklus PDCA je naplňován ve všech procesech organizace. Hlavním principem, který se promítá do všech činností města, je udržitelný rozvoj.

Rozsah a průběh realizace

Vlastní zavádění systému řízení kvality řídila pracovní skupina v čele s garantem za městský úřad a dodavatelem řešení, která byla dle potřeby doplňována o klíčové pracovníky úřadu, a to vzhledem k aktuálně projednávané problematice (modelování konkrétních procesů, stanovení priorit rozvoje úřadu…). Podrobnému řešení jednotlivých témat se věnovaly za tímto účelem vytvořené pracovní skupiny. Probíhala otevřená spolupráce mezi projektovým týmem, vedoucími zaměstnanci a ostatními pracovníky úřadu. Zásadní rozhodnutí přijímal tajemník úřadu, od kterého vzešla zásadní iniciativa k zavedení moderního řízení úřadu. Úspěšnost projektu vychází zejména z intenzivní podpory projektu ze strany odborníků, pracujících na úřadě.

Zavedený integrovaný systém řízení zahrnuje všechny činnosti městského úřadu v kontextu s přímým poskytováním služeb, řízením města, správou zdrojů města a řízením a kontrolou veřejnoprávní korporace města Břeclav.

Hlavní přínosy a výsledky

• Utřídění procesů. Zmapování a zdokumentování všech procesů úřadu a určení jejich vlastníků.
• Zvýšení ochrany úřadu vůči vnějším vlivům okolí organizace.
• Zvýšení povědomí pracovníků o kvalitě a z toho často vyplývající změna jejich osobních postojů.
• Podrobnější poznání již vykonávaných činností včetně vazeb a souvislostí mezi nimi. Hlubší využití znalostí zaměstnanců při definování nových činností v procesech.
• Zavedení SŘK ve smyslu východiska pro tvorbu organizační struktury vyvolalo významnou reorganizaci úřadu a pomohlo nastavit pravidla zlepšování a změnových řízení.
• Podrobně zpracovaný postup pro stanovení organizační struktury, který generuje organizační strukturu a systemizaci, k čemuž využívá popisy pracovních míst, organizační a řídicí vztahy mezi pracovníky.
• Vznik kompetenčního modelu, který spočívá ve specifikaci požadavků na znalosti a dovednosti všech pracovníků a v monitoringu a měření jejich aktuální způsobilosti.
• Definování všech parametrů a metrik výkonnosti, které město při svých aktivitách měří a vyhodnocuje, včetně kanálů pro jejich reportování.
• Zpracování katalogu rizik jednotlivých procesů uplatňovaného systému managementu.
• Zavedení projektového řízení a jeho aplikace na realizaci složitých a náročných cílů organizace.

Vize úřadu –„SLUŽBA LIDEM SPOLEČNĚ“

Je to náš zájem a respekt, které lidé očekávají.

Je to naše pomoc a ochota, kterou dostávají.

Je to naše znalost a profesionalita, která nachází řešení.

Je to naše loajalita a odpovědnost k dodržování pravidel.

Je to Vaše důvěra v naše schopnosti.

Příklad je součástí publikace Ceny Ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě 2017 a 2018: Příklady dobré praxe.

Autor fotografie: Delfínka – Vlastní dílo, Volné dílo, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=4419874