Děčín: Úřad bez papíru

Cíle projektu

Cílem projektu byla co největší možná digitalizace interních dokumentů i dokumentů pro občany (formulářů), pro dosažení levnějšího a ekologičtějšího fungování úřadu, zjednodušení a zrychlení vyplňování, vyhodnocování, předávání dokumentů. Projekt byl realizován svépomocí Městského úřadu statutárního města Děčín.

Popis řešení

V rámci projektu byly vytvořeny unikátní elektronické formuláře nejen pro občany. Byl zaveden oběh inteligentních formulářů uvnitř úřadu s propojením na všechny klíčové agendy dodavatelů.

Inteligentní formuláře pro občany používají technologii čárového kódu pro automatické načtení informací do agend spisové služby. Takto pojaté formuláře umožňují občanům vyplnit formulář v pohodlí svého domova a vytisknout, nebo elektronicky poslat na úřad s vygenerovaným čárovým kódem.

Další možností je vyplnit formulář přímo na speciálním pracovišti v prostorách úřadu. Občan je zároveň vyrozuměn o stavu své žádosti krátkou textovou zprávou do svého mobilního telefonu.

V obou případech jsou formuláře připraveny k distribuci pomocí webového portálu.

Hlavní přínosy a výsledky

• Zjednodušení podávání žádostí a formulářů na úřad.
• Rychlé a bezchybné odbavení žádostí občanů na podatelně úřadu s automatickým předáním dalším agendám.
• Jednodušší přístup občanů na úřad z pohodlí svého domova.
• Efektivnější, rychlejší a jednodušší vyplňování, předávání a schvalování interních a externích formulářů na úřadě.

Přenositelnost řešení

Projekt podobného typu je přenositelný na všechny typy obcí, resp. na jejich úřady, které chtějí zefektivnit a zjednodušit vyplňování, předávání, vyhodnocování a další zpracování dokumentů. Dokumentů zpracovávaných především v papírové tištěné verzi.

Možné překážky realizace

Správné nastavení funkčnosti jednotlivých formulářů pro praktické využití občany.

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2009

Použité foto:

Autor: Ondřej Koníček – Originally from cs.wikipedia; Volné dílo, http://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=1914318