Tomáš Hrubý: Digitalizace má občanům život usnadnit, ne ho komplikovat

Vyšlo v č. 4/2025

Navzdory dvouletému odkladu dokončení digitalizace služeb státu ministerstvo vnitra aktivně pokračuje. Od února spustilo několik interaktivních formulářů a připravuje další. Osobní kontakt s úředníky ale nezanikne – stát chce zachovat i tradiční podání a nabídnout asistenci těm, kteří s digitálními službami nemají zkušenosti. O budoucnosti digitalizace hovoří vrchní ředitel sekce informačních a komunikačních technologií ministerstva vnitra Tomáš Hrubý.

Tomáš Hrubý vystudoval technickou kybernetiku na Vysoké vojenské technické škole v Liptovském Mikuláši. Působil v Armádě ČR. Pak se specializoval na vyšetřování hospodářské kriminality, včetně autorských práv a počítačové kriminality. Od roku 2002 do roku 2020 působil v oblasti informatiky a provozu informačních technologií na Policejním prezidiu ČR. Od roku 2020 do 2023 byl architektem komunikačních technologií v Národní agentuře pro komunikační a informační technologie. Nyní na Ministerstvu vnitra řídí sekci informačních a komunikačních technologií. 

Jak odklad ovlivnil priority Ministerstva vnitra při digitalizaci služeb? Šlo primárně o vlastní úkoly, nebo i o inspiraci pro další úřady?
Primárním cílem nebylo ani tak inspirovat ostatní úřady, ale splnit úkoly, které má ministerstvo vnitra až do přenesené působnosti. Na odklad jsme se nespoléhali. Soustředili jsme se na splnění úkolu a začali jsme výběrem nejčastěji používaných a pro občany nejzajímavějších formulářů. Tým, který na tom pracoval, se snažil vžít do role podavatele, aby výsledek byl co nejlepší. Samozřejmě máme hodně specifických formulářů pro úzké skupiny, ale prioritou byly nejvyužívanější. Skutečně nám nešlo o resortismus, ale o to, abychom všichni měli splněno.

Co bylo na přípravě interaktivních formulářů nejsložitější? Naráželi jste na technické, legislativní, nebo procesní překážky?
Setkali jsme se se všemi typy překážek, které jste jmenovala. První velkou výzvou bylo zajištění financování – po mém nástupu nebyly na projekt interaktivních formulářů alokovány žádné rozpočtové prostředky. Museli jsme je tedy nejprve získat. Současně bylo nutné vybudovat tým, protože po vzniku Digitální informační agentury a odchodu části zaměstnanců neměl nikdo ze zbývajících odborů Ministerstva vnitra agendu digitalizaci služeb v kompetenci. Bylo tedy nutné zajistit jak lidské, tak finanční zdroje. Samotná IT realizace a vývoj formulářů také představovaly výzvu. Klíčové bylo nastavit efektivní spolupráci mezi IT oddělením a věcnými garanty a ukázat jim, aby se na celou věc dívali optikou občana, který chce především jednoduchý a rychlý přístup ke službě. To je ale neustálý proces, který je limitovaný striktními zákonnými požadavky a často zdlouhavým procesem legislativních změn. I když se na zjednodušování některých služeb a souvisejících formulářů pracuje i tři roky, stále existují nedořešené oblasti. I přes tyto přetrvávající obtíže jsme byli zavázáni projekt spustit.

Rozhodli jste se dodržet původní únorový termín spuštění? 
Ano, ale od začátku spuštění projektu bylo prakticky jisté, že nestihneme vytvořit všech 161 formulářů včas, proto jsme vybírali prioritní. Následný odklad, iniciovaný možná resorty v horší situaci, než jsme byli my, nám paradoxně pomohl. Získali jsme čas na detailnější specifikaci zadání, důkladnější akceptační řízení a lepší nastavení spolupráce s dodavateli. To zabrání tlaku na přebírání části projektu, ke kterým jsou výhrady. V tomhle trochu vidím přínos toho odkladu.

Zmínil jste, že resort má přibližně 160 služeb k digitalizaci. Existuje plán, kdy bychom se k tomuto počtu mohli dostat?
Resort má k digitalizaci ještě mnohem více služeb, přičemž ministerstvo vnitra v současnosti čerpá prostředky z Národního plánu obnovy a dalších evropských fondů. V tomto období jsou spuštěny, aby občané měli rychlý, logický a jednoduchý přístup, informační systémy jako eMatrika či Systém správa voleb. Probíhá také opakované výběrové řízení na integrovaný cizinecký agendový systém (ICAS), který zahrnuje řadu digitálních služeb. Některé formuláře je proto efektivnější nasazovat až s těmito systémy, aby se minimalizovala nutnost manuálního zpracování podání. Současně diskutujeme s věcnými garanty, zda formuláře integrovat do portálu, který jsme na webu úřadu připravili, nebo je přidávat až po dokončení do zmiňovaných informačních systémů. Některé formuláře, zejména ty související s novelou zákona o zbraních, budou zveřejněny až k tomuto datu. Důležité je i strategické umístění těchto služeb – zda na Portál občana, web Ministerstva vnitra, nebo konkrétní informační systémy – tak, aby občané měli rychlý a logický přístup ke všem digitálním službám.

Novela zákona o digitalizaci umožňuje úřadům neprovést digitální úkon, pokud by pro ně představoval nepřiměřenou zátěž. Digitální informační agentura (DIA) k tomu vydala metodiku. Identifikovalo ministerstvo vnitra služby, na které by se tato výjimka mohla vztahovat?
Ano, některé takové služby jsme identifikovali už před několika lety, ale nyní zahájíme jejich aktualizaci ve spolupráci s věcnými gestory. Díky metodice DIA chceme znovu prověřit původní rozhodnutí věcných garantů, kteří tehdy nemuseli mít dostatek informací nebo mohli být ovlivněni provozní slepotou – tedy pokračovat v zavedených postupech jen proto, že je tak dělali vždy. Úspěšné příklady digitalizace ale ukazují nový potenciál a mohou je motivovat k přehodnocení a novému rozhodnutí. Náš tým na Ministerstvu vnitra se domnívá, že z návrhu služeb, které budeme předkládat DIA k posouzení, jich nakonec bude méně, než jsme původně plánovali nedigitalizovat.

Občané se často obávají, že digitalizace přinese složitější procesy. Jak ministerstvo vnitra zajišťuje, aby byly online formuláře přehledné a uživatelsky přívětivé?
Zaměřujeme se na jednoduchost a přehlednost. V současné době se soustředíme na digitalizaci méně složitých agend, ale již nyní plánujeme rozvoj a přidávání dalších služeb. Prioritou je pro nás nejen kvantita, ale především kvalita, která spočívá v intuitivním a srozumitelném uživatelském prostředí. Digitalizace má občanům život usnadnit, ne ho komplikovat.

Kde vidíte největší rezervy v zapojení ostatních úřadů do poskytování online služeb státu a co by jim mohlo pomoci k rychlejší realizaci?
Domnívám se, že trochu absentuje centrální řízení a jednotná architektura. Úřady musí samy řešit architekturu svých systémů, získat financování i odborné kapacity, což není snadné. K tomu se snižují počty zaměstnanců, přestože úkolů přibývá. Efektivnější koordinace a sdílené řešení by proces určitě urychlily.

Máte už reakce na spuštěné interaktivní formuláře? Jak je občané vnímají? 
Zatím máme hlavně podněty od úředníků k drobným úpravám formulářů. Občané na ně moc nereagují, protože jsme je spustili bez velké publicity – částečně kvůli kybernetické bezpečnosti. Navíc některé formuláře nejsou běžně využívané, lidé je často vyplní jen jednou za život anebo vůbec. Máme ale k dispozici univerzální formulář, který lidé překvapivě často využívají i bez mediální propagace. Umožňuje jim podat žádost, pokud znají proces nebo si ho nastudují, doloží všechny potřebné údaje a přílohy. Je to sice nouzové řešení, ale funguje pro různé situace. Do budoucna by mohl zaniknout, pokud se podaří plně digitalizovat všechny služby.

Ministerstvo vnitra přešlo pod jednotnou doménu gov.cz, která zvyšuje kybernetickou bezpečnost. Co to konkrétně znamená pro občany? Jakou jistotu jim tato doména poskytuje?
Hlavní výhodou pro občany je jasná identifikace oficiální komunikace se státem. V době častých kybernetických útoků a podvodných zpráv jim doména gov.cz poskytuje jistotu, že informace pocházejí z důvěryhodného zdroje. Lidé by si měli dávat pozor na podvodné e-maily a SMS a právě jednotná doména pomáhá lépe rozeznat oficiální státní weby. Co se týče vlivu na kybernetickou bezpečnost státu, to ukáže až delší provoz a analýza útoků.

Po přesunu agendy pod Digitální informační agenturu vám na Ministerstvu vnitra zůstaly klíčové úkoly v oblasti informačních technologií. Na jakých nejdůležitějších projektech nyní pracujete?
Společně s týmem jsme zmapovali všechny IT projekty na Ministerstvu vnitra, včetně těch mimo naši sekci, a došli jsme k přibližně 29 projektům. Mnohé jsou financovány z Národního plánu obnovy a zaměřují se hlavně na kybernetickou bezpečnost a posílení infrastruktury. Klíčovými projekty jsou obměna a rozvoj centrálního místa služeb a modernizace integrované telekomunikační sítě ministerstva vnitra. Další prioritou je příprava na náhradu technologie Tetrapol a zavedení širokopásmových služeb pro bezpečnostní a záchranné složky, financovaných z programu IROP. Zároveň plánujeme architektonickou změnu centrálního místa služeb, která umožní oddělení služeb Ministerstva vnitra do samostatného režimu. Tento koncept nazýváme „mikro-CMS“, kde by ministerstvo vnitra vůči centrálnímu systému fungovalo jako běžný resort.

Spolupráce s institucemi, zejména se složkami integrovaného záchranného systému, přináší určité výzvy. Jaké hlavní problémy v této oblasti řešíte?
Klíčové je, aby ministerstvo vnitra působilo důvěryhodně a skutečně pomáhalo integrovanému záchrannému systému. Nestačí jen udržovat a obnovovat techniku – je nutné ji modernizovat tak, aby usnadnila práci záchranným složkám, optimalizovala lidské zdroje a umožnila soustředit se na ochranu obyvatel. Výzvou je také komunikace s dodavateli a financování provozu. Evropské fondy pomáhají s investicemi, ale budoucí provoz musíme zajistit i jinak. Nelze donekonečna upgradovat zastaralé technologie, je nutné se posunout dál. Klíčové je efektivně komunikovat s uživateli i dodavateli a vybudovat na vnitru tým, který zvládne řízení, implementaci i budoucí provoz. Důležitou roli v tom hraje i NAKIT, který sdružuje experty na telekomunikace a může výrazně přispět k modernizaci. Nezbytné je také efektivně řídit přechod od zastaralých technologií k novým, aniž by došlo k výpadkům služeb. 

Na závěr ještě jedna otázka: Digitalizace je trend, ale co občané, kteří preferují osobní návštěvu úřadu? Jak se úřad vypořádá se souběžným provozem digitálního a tradičního podání?
Nechceme rušit osobní přepážky, ale zároveň dbáme na to, aby úředníky zbytečně nezatěžovala dvojkolejnost procesů. Stále existuje mnoho lidí, kteří nemají přístup k digitálním službám, proto úřady musí zachovat i tradiční formy podání. Plánujeme rozšíření asistovaného podání, kde by například Česká pošta či další instituce mohly pomáhat občanům s elektronickým podáním přímo na přepážkách. ■