Petr Klán: Jakmile si úředníci stavebních úřadů práci v novém systému vyzkoušejí, jistě se k dříve používané praxi nebudou chtít vracet

Vyšlo v čísle 1/2024

Každý, kdo někdy vyřizoval stavební povolení, ví, že se nejedná o jednoduchou záležitost. Už za pár měsíců se vše má změnit a vyřízení povolení půjde online z pohodlí domova. Ředitele odboru digitalizace a informačních systémů z Ministerstva pro místní rozovoj Petra Klána jsem se zeptala nejen na to, jak to bude fungovat, ale také co bude určitě zajímat úředníky stavebních úřadů. Tedy jak budou školeni, aby zvládli nový informační systém ovládat či jak budou propojeni další dotčené orgány, které jsou součástí stavebního řízení.

Přes Portál stavebníka, tedy online, budu moci kontaktovat stavební úřad a další orgány státní správy, abych získala veškerá povolení?

Námi připravované systémy jsou nastaveny tak, aby v oblasti územního plánování a stavebního řízení jste mohla získat veškerá povolení, vyjádření, dokumentaci nebo například informace o sítích digitální formou. Ve vybraných případech bude v souladu se stavebním zákonem možné i nadále některé úkony provádět papírovou formou.

Oproti původní koncepci, kdy měl vzniknout pouze jeden univerzální webový portál plný kompromisů, budou nyní dva a z uživatelského hlediska to bude příjemnější. Jeden bude zaměřený na územní plánování, druhý na povolovací procesy podle stavebního řádu. Oba portály tvoří takzvaný „front office“ pro občana a další aktéry, kteří nejsou stavebním úřadem nebo dotčeným orgánem. Informace obou agend a všech procesů pak budou na pozadí centrálně sdíleny, a dokonce propojeny na propojeném datovém fondu státu (PPDF). Vy jako uživatelka si zvolíte, zda vás zajímá stavební řízení, nebo naopak územní plán a podle toho navštívíte konkrétní portál, kde potřebnou informaci najdete.

Při dalším přihlášení budu přesně vědět, podobně jako u dotačních programů, v jaké fázi se moje řízení a žádost nachází?

Veškeré informace o probíhajícím řízení budou k dispozici na Portálu stavebníka. Stavebníci, případně účastníci řízení, budou přistupovat z jednoho místa. U jednotlivých řízení se budou evidovat informace o všech osobách a systém bude připojen na základní registry. Při vašem prvním přihlášení tedy najdete vše, co se týká vás, tedy především v jakém stavu je řízení. Uvidíte, jaké běží lhůty, kdo se již k návrhu vyjádřil a budete mít přístup prakticky ke všem potřebným dokumentům.

Pojďme se přesunout k úředníkům stavebních úřadů, protože největší dopad digitalizace stavebního řízení má na samosprávy. Jaké kroky jste učinili, aby základní funkcionality digitalizace k prvnímu červenci letošního roku běžely?

Jak je všeobecně známo, původní zakázku, která pojímala celou digitalizaci stavebního řízení, řeší nyní Úřad na ochranu hospodářské soutěže. Řízení ještě probíhá a bohužel nemůžeme čekat na jeho výsledky, protože bychom tím nesplnili termíny k 1. červenci 2024. Proto se Ministerstvo pro místní rozvoj rozhodlo postupovat podle možností daných zákonem o veřejných zakázkách, a tu nejsložitější a nejdůležitější část zadalo v takzvaném jednacím řízení bez uveřejnění (JŘBÚ). Smlouva byla uzavřena s dodavatelem, který dal nejnižší nabídkovou cenu v původní zakázce a současně má velké množství zkušeností z oblasti agendových informačních systémů a dokumentových úložišť.

Díky zvolenému postupu můžeme splnit všechny povinnosti, které se týkají 1. července. Některé části technického řešení se nadále snažíme zajistit dalšími cestami mimo JŘBÚ. V tomto případě ale nejde o systémy, se kterými úředníci přímo pracují.

Co bude podstatné pro úředníky a další orgány, které vstupují do stavebního řízení?

Pro úředníky stavebních úřadů a dotčených orgánů je podstatný takzvaný „back office“. Ve stavebních řízeních dojde k maximálnímu urychlení a zjednodušení procesu tím, že všechny dotčené orgány a stavební úřady pracují v jednom centrálním agendovém informačním systému (AIS) – informačním systému stavebních řízení (ISSŘ). Dokumenty nebudou nikde putovat, ale budou uloženy v jednom dokumentovém úložišti.

Znamená to, že všichni budou mít stejné dokumenty?

Zajisté. Všichni budou moci pracovat se stejnými verzemi dokumentací a uvidí i to, jak se řízení vyvíjí či jak úředníci komunikují ve správním řízení. Tím dojde k co největšímu urychlení a zjednodušení práce. Systém bude centrální pro všechny, bude jednoduchý na užívání a maximálně automatizovaný, aby zamezil manuální práci.

Máte přehled o počítačovém vybavení samospráv, aby se mohly bezproblémově na nový informační systém přihlásit?

Provedli jsme průzkum mezi stavebními úřady, týkající se počítačového vybavení a dalších potřebných informací. Nyní jim zajistíme počítačové vybavení, které bude zahrnovat notebook a jeden nebo dva velké monitory. Jde o to, aby měli všichni stejné podmínky. Aktuálně jsou na některých stavebních úřadech podmínky velmi složité a nedostačující, zatímco na jiných je vybavení na velmi vysoké úrovni. Není ale možné, aby technické vybavení blokovalo či brzdilo něčí práci.

Pokud obec má nevyhovující HW a SW, a bude-li výzva určena k dovybavení, co by si už nyní mohla připravit?

Právě finalizujeme výzvu pro stavební úřady. Počítáme s tím, že oslovíme všechny obce. Pošleme jim informace o tom, na jaký rozsah techniky mají nárok. Současně jim zašleme i předpřipravené formuláře, to znamená žádost o připojení se k výzvě, zmocnění Ministerstva pro místní rozvoj k uzavření smlouvy o centralizovaném zadávání s Ministerstvem financí a zmocnění k administraci žádosti. Bude potřeba jen připravené dokumenty odsouhlasit a digitálně podepsat. Není tedy třeba žádné přípravy předem. Většinu administrativní práce za stavební úřady zajišťuje Ministerstvo pro místní rozvoj.

Na jaké platformě bude informační systém fungovat?

Všechny informační systémy, které připravujeme, jsou postaveny na principu moderních webových aplikací, kdy na koncových stanicích úředníků není třeba vůbec nic instalovat. Nebude potřeba na stavebních úřadech provozovat servery. Vše běží v klasickém webovém prohlížeči (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox). Pouze v případě, kdy úředníci podepisují dokumenty, potřebují mít certifikát s tokenem. Jestliže chodí na jednání mimo kancelář, pak k notebooku musí mít i mobilní data, aby mohli dokumenty vytvářet i v terénu, případně nahlížet do dokumentací a dalších datových zdrojů. Veškeré informace a data či vyjádření získají úředníci pomocí této webové aplikace a není potřeba s sebou nosit žádné fyzické dokumenty apod.

Určitě počítáme s přechodným obdobím, kdy k jednotlivým projektům budou existovat i papírové dokumenty. Trend plné digitalizace procesů a dokumentů bude ovšem nadále pokračovat tak, že během pár let papírové dokumenty zmizí a vše bude fungovat přes počítač.

Mě by jako úředníka asi nejvíce zajímalo, abych se naučila systém ovládat. Kdy příprava začne? Jak jsou koncipovaná školení?

Máme připravenou sérii školení, která se budou konat v jednotlivých krajích. Ty jsou zaměřeny na úředníky stavebních úřadů. Konkrétní termíny jsou na webu. Školení se zaměřují především na novinky v novém stavebním zákoně z pohledu územního plánování a stavebního řádu. Určitá část výkladu na školeních se bude týkat i samotné digitalizace. Kromě toho budou probíhat další vzdělávací akce, z velké části ve formě e-learningu, které budou zaměřeny na vlastní práci v informačních systémech. Úředníci budou mít první verzi ISSŘ k dispozici v březnu a bude několik měsíců na seznámení se systémem. Veřejné představení ISSŘ plánujme na ISSS 2024 v Hradci Králové.

Půjde o složitý systém, nebo je připraven jako interaktivní pomocník?

Ano systém je technicky složitý, protože sama agenda je velmi složitá a vstupuje do ní velké množství požadavků a aktérů. Naše architektura digitalizace stavebního řízení je ale navržena tak, aby pro uživatele byla práce přesto maximálně jednoduchá a veškerá „magie“ probíhala na pozadí. Systém ISSŘ bude přístupný přes webové rozhraní z webového prohlížeče. Jeho design vychází z požadavků na jednoduchost ovládání, přehlednost a minimalizaci námahy uživatelů.

V jakém formátu se vlastně budou soubory předávat?

Pokud jde o předávání dokumentů, celé řešení digitalizace stavebního řízení je postaveno na otevřenosti a flexibilitě a na tom, že co lze nyní posílat datovou schránkou, to může systém ISSŘ a jeho dokumentové úložiště rovněž převzít. Tím je ale myšlena technická, a nikoliv právní stránka věci. Definitivní podobu formátů, v nichž bude stavební dokumentace předávána, stanoví až vyhláška ke stavebnímu zákonu.

V první verzi budou stavebníci veškerou elektronickou dokumentaci předávat v PDF. Jistě budou existovat i výjimky pro konkrétní případy, kdy bude třeba kromě PDF dodat nějaká strukturovaná data, například formou JSON a XML souborů, případně vektorová data. Do budoucna počítáme, že bude doplněna možnost předávat stavební dokumentaci v BIM v IFC formátu. Veškeré dokumenty, ať už v PDF nebo IFC, se budou předávat najednou pomocí datového kontejneru BPP, což je něco jako ZIP, který strukturovaně popisuje celou dokumentaci. Je to v podstatě obdoba fyzického balíku stavební dokumentace.

Nyní již máme od dodavatele návrh celého technického standardu BPP. Jde o otevřený standard schopný i archivace na dobu existence staveb. Dokumentaci budeme ukládat v centrální stavební spisovně, což je dlouhodobé úložiště napojené na ISSŘ.

Pokud se mi objeví technické potíže nebo něco nebude fungovat, budu se moci na někoho obrátit?

Ano, v řešení digitalizace stavebního řízení připravujeme jak helpdesk, kde se budou řešit technické problémy, tak také vzdělávací materiály. Zároveň i školení je zaměřené na to, aby všichni věděli, co je čeká.

Jak bude vypadat připojení systémů a komunikace dalších dotčených úřadů? Například Krajské hygienické stanice, které se také při některých stavebních řízeních vyjadřují při povolování stavby?

Podle stavebního zákona všechny stavební úřady a dotčené orgány budou využívat pro svoji práci jeden centrální agendový informační systém (AIS) – Informační systém stavebních řízení (ISSŘ).

Pokud dotčenému orgánu přijde upozornění z ISSŘ, že je ve stavebním řízení vyžadováno jejich vyjádření, mohou vše vyřešit na jednom místě v ISSŘ. ISSŘ má intuitivní webové rozhraní, které připomíná a je podobně jednoduché jako Gmail nebo moderní internetové bankovnictví. Vše je navrženo tak, aby rozhraní bylo přehledné a maximálně jednoduché na ovládání, a přitom nebránilo uživatelům v práci. V ISSŘ bude možné kromě správy spisů řízení, přijímat, vytvářet a odesílat dokumenty, dále přistupovat k základním registrům, katastru nemovitostí a dalším informačním zdrojům státu.

Aby vše odpovídalo potřebám stavebního řízení, předpokládám, že v průběhu provozu systému počítáte s jeho doladěním.

Od začátku jsme celé řešení připravovali na průběžný vývoj funkcionalit, a to nejen proto, abychom naplnili měnící se legislativní podmínky, ale hlavně abychom pomáhali uživatelům snižovat administrativní zátěž a zjednodušovali jim práci.

Máte pravdu. Počítáme s dalším dolaďováním systému. Nově navržená architektura je modulární, což jednak umožňuje postupné dodání jednotlivých informačních systémů v takovém rozsahu, aby splňovaly minimální požadované funkcionality podle nového stavebního zákona, a jednak to dodává celému systému relativně velkou flexibilitu.

Za každým novým systémem stojí spousta práce i obav těch, kteří systém budou obsluhovat. Na co vsázíte a co byste poradil těm, kteří z toho mají obavy?

Vsázíme především na to, že je nyní celá architektura velmi kvalitně připravena. Navržené systémy jsou skutečně uživatelsky velmi vstřícné, intuitivní, a i vizuálně přívětivé. Jsem si jistý, že jakmile si úředníci práci v nich vyzkoušejí, už se k dříve používaným systémům nebudou chtít vracet. ■

Foto: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR