Pavel Kryštof: Nejnáročnější při proměně stavební správy je komunikace

Především kvalitní, dostatečná a srozumitelná komunikace s každým, koho se změna dotýká. Mluvíme o zaměstnancích stávající soustavy, pracovnících stavebních úřadů i odbornících z dotčených orgánů, kteří dnes zajišťují ochranu veřejných zájmů. Současně musíme velmi přesně zmapovat, jaké činnosti jednotliví zaměstnanci vykonávají, v jakém rozsahu a jak se jejich agenda promítne do nového uspořádání. U některých specialistů se totiž prolíná více rolí, vedle agendy související se stavebním řízením zajišťují také další činnosti pro samosprávu. Je proto důležité posuzovat každou situaci konkrétně. A právě tady potřebujeme spolupráci tajemníků a vedení úřadů, kteří znají své zaměstnance i místní podmínky.

 

Zásadní. Tajemníci mají potřebnou místní znalost a znají organizační strukturu úřadu, pracovní náplně úředníků i konkrétní potřeby samosprávy. Proto je chceme do přípravy aktivně zapojit. Máme metodiku a jasný popis činností, kterých se změna týká. Budeme rádi, když tajemník společně s příslušným zaměstnancem zreviduje jeho agendu a vyhodnotí, které činnosti mají přejít do nové soustavy a které mají zůstat samosprávě. V případě potřeby jsme připraveni poskytnout konzultace. Nemůžeme být osobně u všech zhruba šesti tisíc dotčených zaměstnanců. Můžeme ale nabídnout metodické vedení a pomoci hledat řešení tam, kde je situace složitější.

 

Nově zvolené vedení obcí by se mělo co nejdříve spojit s tajemníkem a navázat na informace, které už úřad od ministerstva dostal. Byla by škoda začínat znovu od začátku, když už řada přípravných kroků proběhla. U obcí s rozšířenou působností je důležité také vyhodnotit prostorové možnosti. Mohou nabídnout vhodné prostory pro budoucí fungování územního pracoviště? Potřebují tyto prostory samy pro jiné agendy? A jaké řešení bude dlouhodobě funkční pro občany i zaměstnance? U menších obcí je zase důležitá dostupnost služeb. Pokud se jejich občané dosud obraceli na stavební úřad v sousední obci a ten se mění nebo zaniká, je vhodné posoudit, zda bude nové uspořádání dostatečně dostupné. Pokud ne, mohou samosprávy předkládat podněty k vytvoření detašovaných pracovišť. Velmi užitečné je, když obce postupují společně. Už nyní dostáváme například podněty podepsané starosty několika obcí, které společně popisují potřeby svého území. To je cesta, která nám pomáhá lépe vyhodnotit skutečnou situaci v regionech.

 

Chápeme, že zaměstnance zajímá především to, co změna znamená právě pro ně. Kde budou pracovat, komu budou podřízeni, jaká bude jejich pracovní náplň a co se změní v jejich pracovních podmínkách. Při přípravě jsme proto kladli důraz na ochranu zaměstnanců a předvídatelnost celého postupu. Zvolený mechanismus převodu práv a povinností z pracovněprávních vztahů má zajistit zákonnou kontinuitu a chránit zaměstnance v rozsahu stanoveném právními předpisy, včetně zachování příslušných platových podmínek. Zároveň víme, že samotné právní nastavení nestačí. Lidé potřebují konkrétní informace a možnost ptát se na svou situaci. Proto budeme komunikaci dál intenzivně rozvíjet a jednotlivé případy řešit ve spolupráci s dotčenými úřady. Vnímám, že s tím, jak se informace postupně dostávají k zaměstnancům, se některé původní obavy zmírňují. To je důležité. Potřebujeme, aby lidé věděli, co se bude dít, a měli prostor si nejasnosti včas vyjasnit.

 

Je to mimořádně důležitá oblast a přípravy už probíhají. Ve spolupráci s Ministerstvem vnitra, Národním archivem a oblastními archivy jsme připravili metodiku, která popisuje jednotlivé fáze spisové rozluky i příslušné termíny. Úřadům je k dispozici také stručnější praktický průvodce, který jim má usnadnit orientaci v jednotlivých krocích.

 

Základní doporučení je jednoduché: nejprve si udělejte pořádek v evidenci a zjistěte, jaké dokumenty skutečně máte. Kde jsou vedené, v jakém jsou stavu a zda jsou správně evidované v jednotlivých systémech. Zvláštní pozornost doporučujeme věnovat řízením, o těch se musí rozhodnout prioritně. Současně bych chtěl úřady uklidnit: není cílem bez rozmyslu převádět veškerý archivní materiál. Je potřeba postupovat podle metodiky, vyhodnotit konkrétní dokumentaci a určit, co má být předmětem spisové rozluky. V některých případech navíc může dokumentace zůstat po přechodnou dobu ve stávajících prostorách. Není proto důvod propadat panice ani předpokládat, že se musí všechno okamžitě vystěhovat. Důležité je začít včas, zmapovat skutečný stav a postupovat podle stanovených pravidel.

 

Rozdělit si přípravu do zvládnutelných kroků a začít tím, co je nejdůležitější. Zmapovat personální kapacity a agendy, prověřit evidenci spisů, vyhodnotit prostorové možnosti a průběžně komunikovat se zaměstnanci. Není potřeba řešit všechno najednou. U spisové rozluky je například vhodné zaměřit se nejprve na běžící řízení a ověřit si, že evidence odpovídá skutečnému stavu. Teprve na základě těchto informací lze dobře naplánovat další postup. Důležité je také využívat dostupné metodické materiály, účastnit se informačních setkání a ptát se, pokud něco není jasné. Naším cílem je, aby úřady měly k dispozici informace, podle kterých mohou postupovat, a nemusely každou situaci řešit metodou pokus-omyl.

 

Ano. U změn, které mají nabýt účinnosti dříve, musíme výklady a potřebné vzory připravit v krátkém čase. Další metodická podpora a školení budou pokračovat i v následujícím roce. Počítáme s tím, že se na vzdělávání budou podílet také odborníci, kteří dnes metodiku připravují na ministerstvu a následně přejdou do nového úřadu. Důraz chceme klást na jednotný výklad právních předpisů, praktické příklady a opakované vzdělávání. Úředníci by měli mít možnost si ověřit, jak postupovat v konkrétních situacích, a pracovat s aktuálními metodickými materiály. Doporučujeme proto sledovat webové stránky ministerstva novystavebnizakon.gov.cz  a ověřovat si výklady podle zveřejněných podkladů. Součástí přípravy jsou také pravidelná online setkání s tajemníky. Na prvním z nich se sešly stovky účastníků a my chceme pokračovat v průběžném vysvětlování, odpovídání na dotazy a sdílení informací.

 

Především personální otázky, kancelářské prostory a spisovou agendu. Někde potřebují rychle vyřešit situaci konkrétního specialisty, u kterého hrozí odchod. Jinde se objevila možnost zajistit vhodnější prostory pro budoucí pracoviště a potřebujeme vyhodnotit jejich kapacitu, provozní náklady i dlouhodobou udržitelnost. Tyto situace nelze vždy vyřešit jedním obecným pravidlem. Proto máme vytipované konkrétní případy, které chceme posuzovat individuálně a v součinnosti s příslušnými úřady. Zároveň potřebujeme, aby budoucí síť pracovišť odpovídala skutečným potřebám území. Nejde pouze o organizační schéma na papíře. Musí být zajištěni lidé, vhodné prostory a podmínky pro výkon agendy. Právě kombinace těchto faktorů rozhodne o tom, jak bude nová soustava v praxi fungovat.

 

Když se podíváte na celý proces, co byste chtěl samosprávám a úředníkům vzkázat?

Především to, že chceme změnu připravit společně s nimi. Uvědomujeme si, že každá obec má jiné podmínky, jinou organizační strukturu a jiné potřeby. Proto potřebujeme otevřenou komunikaci, konkrétní informace a včasné řešení problémů. Tajemníci a zaměstnanci úřadů mají znalosti, které jsou pro přípravu nepostradatelné. Vědí, jaké agendy se v jejich území vykonávají, jaké jsou personální kapacity a co bude potřeba zachovat pro občany. Chceme tyto zkušenosti využít. Naším úkolem je poskytnout metodické vedení, potřebné informace a podporu při hledání funkčních řešení. Čím dříve společně pojmenujeme konkrétní potřeby a případné komplikace, tím lépe se na změnu dokážeme připravit. Základem je spolupráce. Nechceme, aby obce a jejich zaměstnanci zůstali na přípravu sami. Chceme, aby věděli, co je čeká, měli se na koho obrátit a mohli se soustředit na to nejdůležitější ‒ na kvalitní výkon veřejné správy, služby občanům a ostatním stavebníkům. ■