Nejpřívětivější úřady v Česku

Vyšlo v čísle 1/2024

V posledním ročníku soutěže Přívětivý úřad se na prvních třech místech umístil Pelhřimov, Kolín a Brno. Tajemníků úřadů jsme se zeptali, proč si myslí, že právě oni v soutěži uspěli.

Jako první jsme dali slovo Janu Machyánovi, tajemníku Městského úřadu Pelhřimov. Právě toto město se letos umístilo na prvním místě z celé republiky.

Snažíme se vytvářet přívětivé prostředí, které umožňuje lidem pohodlně využívat poskytované služby během úředních hodin, a když je potřeba, tak i mimo ně. Chceme být město přátelské ke každé věkové kategorii a samozřejmě nezapomínáme ani na handicapované a sociálně slabší občany. Úřad například disponuje vodicími prvky pro nevidomé, v případě potřeby zajišťujeme tlumočníka pro komunikaci s neslyšícími a podobně. Pro rodiče s malými děti máme zřízen Family Point – místo pro rodinu. Jedná se o vynikající zařízení především pro rodiče, kterým poskytuje zázemí pro jejich malé děti při vyřizování různých záležitostí na úřadě. Nabízí prostor pro péči o dítě, koutek pro klidovou činnost a bezplatný internet. Přesto je určitě potřeba fungování úřadu dál rozvíjet a zlepšovat. Dbáme na princip moderní a otevřené veřejné správy a tomu přizpůsobujeme veškeré aktivity v oblasti komunikace úřadu s veřejností. Není úplně jednoduché držet krok s technickým a digitálním zrychlením, ale snažíme se. Podporujeme otevřenost města s využitím moderních informačních, komunikačních a Smart technologií.

Efektivní komunikace mezi městem a občany je zásadní

Komunikace a participace se přesouvá hlavně do online prostoru, stejně jako mnoho veřejných služeb. Využíváme různé způsoby komunikace k oslovení občanů, hlavně je důležité, aby výměna informací směrem k občanovi byla bezproblémová. Snažíme se poskytovat i donedávna standardní komunikaci, jako je listinná podoba a přímá komunikace. Město začalo také hojně využívat obousměrnou komunikaci, kdy s občany vede dialog. Pořádá veřejná projednání k připravovaným projektům, vyhlašuje ankety, v letošním roce například proběhl první ročník participativního rozpočtu „Společnou cestou“. Zvítězilo v něm šest projektů, které obohatí kulturně, společensky i sportovně život ve městě. Participativní rozpočet probíhá i na základních školách. Město také jedná s významnými zaměstnavateli (podnikateli) o důležitých tématech, která v důsledku vedou ke spokojenosti občanů.

Na úřadě máme vždy „dveře otevřené“

Snažíme se dělat vše ke spokojenosti občanů a být jim k dispozici vždy, když nás potřebují, tedy máme stále dveře otevřené. Samozřejmě totéž platí směrem k zaměstnancům. Jsem přesvědčen, že pokud je spokojený zaměstnanec, je spokojený také klient. Základem mezi­lidských vztahů je přímá komunikace. Využíváme k ní jak facebook, tak webové stránky města, listinné noviny, SMS, plakáty, citylight, regionální média atd. Občané vítají i pouhá sdělení, aby se dozvěděli o důležitých novinkách, změnách či včas zaznamenali upozornění různého charakteru. Osvědčila se nám také pocitová mapa, kdy jsou občané schopni říci a zakreslit do mapy, co se jim ve městě líbí, co je trápí nebo jak si představují budoucnost města. To jsou pro nás velmi cenné informace, ze kterých těžíme. V letošním roce jsme zavedli elektronickou formu Pelhřimovských novin s denním zpravodajstvím. Jedním z nejdůležitějších poslání městského úřadu a radnice je seznamovat občany s novinkami a plány města. Naším cílem je přinášet rychlé, pravdivé a nezkreslené informace. Noviny jsou další komunikační kanál, který umožní lidem přinést tak trochu jiný druh zpravodajství všeho druhu. Toto zpravodajství je doplněno o fotografie, videa a je v něm prostor i na prezentaci činnosti různých organizací a spolků města Pelhřimov. Čtenáři tak mají možnost další příjemné volby výběru formy, jakou se k nim zprávy z nejbližšího okolí budou dostávat.

Kolín se řadu let umísťuje na předních příčkách soutěže. Úřad zastupuje tajemnice Monika Pohůnková, které jsme se zeptali, zda se jako úřad mohou ještě dál rozvíjet a zlepšovat.

Domníváme se, že náš úspěch v této soutěži je dán soustavnou prací vedení města (již čtvrté volební období je v podstatě kontinuální) i celého týmu úředníků, snažíme se být otevřeným úřadem pro občany a zavádět nová efektivní opatření. Ke komunikaci s občany využíváme celou škálu prostředků – od tištěného i elektronického měsíčníku Zpravodaj, přes webové stránky, zprávy na sociálních sítích (Facebook Instagram), až po aplikaci Kolín v mobilu, kde je celá řada funkcionalit. Zasílání SMS využíváme kupříkladu k připomenutí nedoplatků na nájmu či jimi vyzýváme k podpisu dodatku nájemních smluv na byt. Máme zavedený Portál občana, kde je platební brána, dále jsou zde uveřejněny formulářové žádosti, z nichž některé lze po autorizaci do Portálu občana podat přímo do spisové služby Městského úřadu. Otevřeno máme každý pracovní den, občané k nám mohou přijít bez objednání, nabízíme také možnost rezervovat si konkrétní termín a čas.

Jedenkrát do měsíce je úřad otevřen i v sobotu

Pravidelně organizujeme setkání radních města s občany, zejména v připojených městských částech. Občané se mohou zapojit do rozhodování o některých realizovaných investicích formou takzvaného participativního rozpočtu Vylaď Kolín. Snažíme se být vstřícným úřadem i k handicapovaným osobám. Naše odbory se nacházejí v centru města v historických budovách, z nichž některé jsou národní kulturní památkou. Není tedy možné stoprocentně zajistit bezbariérový přístup do všech prostor, ale vždy je zajištěna osobní konzultace se zaměstnanci úřadu ve vyhovujících prostorech. Rovněž naše úřední deska s infopanelem umístěná před budovou radnice má funkcionality pro osoby s handicapem. Pro občany jsme zavedli možnost jedenkrát měsíčně v sobotu dopoledne navštívit přepážková pracoviště úřadu a vyřídit si nezbytné záležitosti, například požádat o nový občanský průkaz či cestovní doklad. Dále jsme zahájili činnost Dětského parlamentu. Od letošního roku je nově spuštěn i výše zmíněný projekt participativního rozpočtu Vylaď Kolín.

Brno se soutěže Přívětivý úřad účastní pravidelně a až letos se na celostátní úrovni umístilo na třetí příčce. Tajemník brněnského magistrátu Oliver Pospíšil nám prozradil, že měl z letošního umístění velkou radost.

Myslím, že se sešlo několik faktorů, které se letos zúročily. Zásluhu na tom jistě má zkvalitňování služeb pro občany, fungování nového a velmi moderního webu města, postupná digitalizace, a to i díky e-shopu městských služeb Brno iD, rozvoji participačních aktivit města nebo zavádění inovací do prostředí Magistrátu města Brna. Kromě již zmiňového webu města Brna a e-shopu Brno iD máme množství specializovaných miniwebů, které jsou určeny pro přesně definované cílové skupiny a pokrývají širokou škálu témat, ať už jde o městskou mobilitu, rezidentní parkování, hlášení závad ve veřejném prostoru, poskytování dotací, kulturu, bezpečnost, bydlení, sociální služby, nebo třeba také územní plánování či rozvoj města. Dnes je již samozřejmá možnost elektronického objednání na přepážky. Funguje pro agendy, které jsou veřejností nejčastěji využívány, tedy například u dokladů, pasů a řidičských průkazů, dále u registru vozidel nebo u živnostenského podnikání. Online se dá řešit množství agend – například poplatek za svoz komunálního odpadu, rezidentní parkování, ale i žádosti o dotace. Aktuálně byla na Brno iD spuštěna sekce pro podporu rodin s dětmi prostřednictvím rodičovských voucherů. S novým stavebním zákonem projde digitalizací také tato oblast. Dveře máme nonstop otevřené v digitálním prostředí, což je i v budoucnu jasný trend.

Občané mohou podávat návrhy na zlepšení fungování města

Město Brno dlouhodobě rozvíjí projekt Dáme na vás. Obyvatelé Brna mohou podávat návrhy celoměstského významu bez konkrétní finanční částky či umístění nebo také ideové návrhy, které nemají charakter konkrétního projektu. Podané návrhy pak sbírají podporu (souhlas) nebo odmítnutí (nesouhlas), a to již pouze od občanů s trvalým bydlištěm v Brně a přes full účet na Brno iD. Když podaný návrh dosáhne minimální hranice podpory, projedná ho vedení města. Rada města Brna tak rozhodne, zda se bude návrh dále rozvíjet, dopracovávat a následně realizovat. Zároveň město již dříve využívalo městské ankety. Výsledky z nich nejednou posloužily jako podklad pro rozhodnutí orgánů města, například když se řešilo pojmenování rekonstruované lodě brázdící vlny Brněnské přehrady.

Tajemníkova inovační výzva

Pokud chce zaměstnanec magistrátu města Brna podat nějaký návrh na zlepšení úřadu, může se zapojit do takzvané Tajemníkovy inovační výzvy. V loňském roce se zapojilo celkem 41 navrhovatelů (24 žen a 17 mužů), kteří podali dohromady 62 návrhů. Z toho 45 bylo v kategorii proces a 17 v kategorii infrastruktura. Do finále postoupily návrhy zaměřené na digitalizaci a zjednodušení vybraných procesů, jako například inventarizace nebo onboarding nových zaměstnanců nebo třeba návrh na instalaci perlátorů na vodovodní baterie v magistrátních budovách. V prvním ročníku výzvy pak zvítězili a byli odměněni čtyři inovátoři, kteří navrhli upgrade magistrátního intranetu, chytrou obálku pro interní autopoštu a digitalizaci interních formulářů. Tajemníkova inovační výzva má stanovená pravidla a předvídatelný harmonogram. Druhý ročník odstartoval 1. ledna 2024 a sběr návrhů bude ukončen 29. února. Poté bude probíhat vyhodnocování a vyhlášení vítězů proběhne na zaměstnaneckém dnu v květnu či červnu 2024. ■

foto: MÚ Pelhřimov, MÚ Kolín, FB @Senat.cz, Magistrát města Brna